Il software che infrastruttura la gestione del ciclo della performance

La gestione della performance negli Enti spesso non realizza gli obiettivi per cui è stata introdotta. È poco presidiata dal livello politico e considerata un ennesimo adempimento burocratico da parte dei tecnici.
Un sistema di programmazione, misurazione e valutazione della performance ben costruito, rappresenta invece una leva fondamentale per innovare la cultura del management pubblico, mantenere una forte coerenza tra dichiarato e praticato e supportare processi di rendicontazione e comunicazione credibili ed efficaci, sia verso i diversi soggetti interni che verso gli stakeholder esterni.
PerformPA è il software ideato da Refe che infrastruttura la gestione del ciclo della performance – organizzativa e individuale – rinforzando l’integrazione consapevole e coerente tra i sistemi di programmazione, controllo, rendicontazione e valutazione.

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documenti prodotti con PerformPA tra Piani e Relazioni

+ di 1.000


obiettivi di
performance gestiti

41


dipendenti della Regione
valutati tramite l’applicazione

98%


i ticket gestiti
nei tempi previsti

Configurazione personalizzata di PerformPA e formazione

Nel 2014 la Regione Friuli Venezia Giulia decidere di intraprendere, su impulso della Direzione Generale, un percorso per dare risposta in modo compiuto alle indicazioni del Decreto Brunetta (150/2009) sulla gestione del ciclo della performance. 

Dopo un’approfondita analisi dei software disponibili sul mercato, la Regione sceglie PerformPA, l’applicazione informatica modulare sviluppata da Refe, in collaborazione con Fincons Group, per rinforzare i sistemi di programmazione e controllo ai fini della verifica interna, favorendo il governo della complessità, e della verifica esterna, alimentando una comunicazione trasparente e solida da un punto di vista metodologico su politiche, azioni e risultati dell’Amministrazione.

L’applicazione consente, infatti, di gestire in modo integrato la performance organizzativa e individuale, sviluppando un sistema di controllo – strategico e operativo – che, a partire da priorità e obiettivi misurabili, fornisca all’Amministrazione informazioni chiare e complete per il governo, la verifica e la rendicontazione di:

  • efficacia delle politiche
  • risultati prodotti tramite l’impiego delle risorse assegnate
  • rispetto dei tempi delle principali attività svolte
  • stato di avanzamento di obiettivi e azioni
  • raggiungimento degli obiettivi assegnati al personale.

L’implementazione e la configurazione personalizzata del software sono state affiancate da un percorso formativo progettato con la Direzione Generale e il gruppo di lavoro interno, composto oltre che dalla Direzione Generale, dal Servizio programmazione, pianificazione strategica, controllo di gestione, statistica e Insiel, la società ICT in house della Regione. La formazione ha previsto momenti di approfondimento teorico – metodologico, per rinforzare le competenze interne in materia di programmazione, controllo, rendicontazione e valutazione, e momenti di laboratorio pratico, rivolti ai referenti interni, per un utilizzo appropriato ed efficace del software in tutte le sue funzionalità.

  • Durante il primo anno di adozione, la Regione ha messo a punto con PerformPA:
  • il Piano Strategico e il Piano della Prestazione;
  • l’integrazione della programmazione strategica con la programmazione economico – finanziaria e il monitoraggio costante del ciclo di vita dei capitoli di bilancio associati ai singoli livelli di programmazione;
  • la rendicontazione e il monitoraggio periodico dei risultati raggiunti e degli stati di avanzamento;
  • la predisposizione dei report e della relazione finale del Piano della Prestazione ai fini della valutazione della performance organizzativa dell’Amministrazione – come richiesto dal Dlgs 150/2009.

Integrazione tra performance individuale e organizzativa nella valorizzazione del merito

La seconda fase del percorso si è focalizzata sullo sviluppo dell’allineamento e dell’integrazione tra il sistema di valutazione della performance individuale con quello della performance organizzativa.

Tutto il personale della Regione, a partire dai livelli apicali fino al personale di categoria A e B, viene valutato sulla base di due componenti: da un lato il conseguimento degli obiettivi dall’altro le competenze e i comportamenti professionali e organizzativi. 

Il principio di valorizzazione del merito e della premialità – già previsto in precedenti disposizioni normative – viene ribadito anche tramite l’espresso divieto di attribuzione di incentivi e premi in maniera indifferenziata. Nel D.lgs. n. 150/2009 la premialità deve essere conseguentemente riparametrata alla performance sia individuale che organizzativa, valorizzando l’apporto del dipendente nell’organizzazione. 

Nel 2015, l’Amministrazione regionale avvia quindi l’allineamento degli obiettivi individuali dei Dirigenti e delle Posizioni Organizzative, oggetto di valutazione individuale, agli interventi declinati nel Piano della Prestazione, raccordandoli di fatto al processo generale di programmazione dell’Ente. Contestualmente, l’avvio dell’utilizzo di PerformPA come unica applicazione informatica per la gestione della valutazione organizzativa e di quella individuale consente di integrare completamente i due processi. Tramite un’unica consuntivazione, infatti, vengono alimentate – contemporaneamente e in modo perfettamente coerente e non autoreferenziale – sia la rendicontazione degli obiettivi del Piano della Prestazione (performance organizzativa) sia le schede di valutazione del personale per la parte obiettivi (performance individuale).

Anche la valutazione dei comportamenti – realizzata tramite questionari personalizzati per livello e categoria – è stata rivista modificando la scala di valutazione, ottenendo un aumento dei livelli e una maggiore differenziazione delle valutazioni positive.

Bilancio di metà mandato e Key Performance Indicators (KPI)

Nel frattempo i decreti legislativi di attuazione della Legge di riforma della Pubblica Amministrazione (Legge 124/2015 – Riforma Madia) – in particolare il Dlgs 391/2017 –  hanno ribadito la centralità della performance, introdotta dalla 150, rinforzano il ruolo della misurazione e della valutazione, anche partecipata. La performance, quindi, deve essere costruita in modo da consentire il coinvolgimento dei cittadini – singoli e associati – previsto dal decreto, indispensabile per una misurazione multidimensionale e una valutazione non autoreferenziale dell’operato delle amministrazioni. 

In questa logica, in occasione dell’approssimarsi della metà del mandato amministrativo della Giunta, la Regione decide di elaborare il Bilancio di Metà Mandato 2013 – 2016, uno strumento di accountability che integra e completa il percorso sviluppato sul lato della programmazione. 

Il percorso coinvolge la Direzione Generale, la Giunta e i Direttori Centrali e fa emergere in particolare due esigenze:

  • rinforzare incisività ed efficacia della comunicazione istituzionale;
  • far crescere qualità e rigore metodologico della rendicontazione sociale, per fornire agli stakeholder una base informativa chiara e significativa sulla quale attivare una partecipazione consapevole e informata in vista della fine del mandato amministrativo.

Si avvia a tal fine un progetto pilota per impostare un sistema di KPI – Key Performance Indicators – multidimensionali per la misurazione del valore pubblico prodotto dalle politiche dell’Amministrazione. Il progetto si focalizza sull’area pilota “Competitività, lavoro e sviluppo dell’economia regionale” e consente di:

  • rinforzare l’allineamento tra visione politica e strumenti di programmazione e controllo, favorendo la costruzione di un dialogo positivo e strutturato tra Assessori e Dirigenti, orientando chiaramente la macchina amministrativa alla realizzazione degli indirizzi politici;
  • esplicitare in modo chiaro i cambiamenti che l’Amministrazione intende produrre sui bisogni e le condizioni di vita dei cittadini e del sistema socio economico regionale;
  • supportare decisioni consapevoli – sia a livello politico sia delle Direzioni Generali – e verificare in modo non autoreferenziale l’efficacia delle politiche regionali;
  • comunicare strategia, risultati ed effetti in modo chiaro, allineando correttamente le aspettative degli stakeholder interni ed esterni nei confronti dell’Amministrazione;
  • far crescere la qualità del sistema dei controlli interni – soprattutto di livello strategico – e verificare lo stato di attuazione del Programma di governo e del Piano Strategico.

Refe svolge una approfondita attività di istruttoria sulla reportistica del Servizio Statistica della Regione e sulle banche dati e gli Osservatori delle Direzioni, oltre che a un’analisi delle buone pratiche nazionali e internazionali sulla misurazione dell’efficacia delle politiche pubbliche. Sulla base degli esiti di questa attività viene impostato un primo set di KPI collegato alle politiche regionali, che viene condiviso e verificato grazie ai workshop con Assessori, Direttori Centrali e altre figure apicali.

Nel 2019, dopo le elezioni amministrative del 2018, viene predisposto il nuovo Piano della Prestazione che definisce gli obiettivi di performance dell’Amministrazione regionale, in linea con il Programma di governo, i documenti di pianificazione strategica e di programmazione economico – finanziaria.

Il nuovo Piano è stato costruito con un maggiore allineamento al DEFR: le otto Linee strategiche di legislatura sono declinate nella programmazione in coerenza alle diciotto Missioni di bilancio contenute nel documento di economia e finanza regionale. Nel Piano 2019, inoltre, sono introdotti per la prima volta i KPI di impatto per la misurazione della ricaduta generata sulla collettività dalle iniziative strategiche della Regione.

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